Die Hausgeldabrechnung stellt den beschlossenen Vorschüssen aus dem Wirtschaftsplan die tatsächlichen Kosten eines Kalenderjahres gegenüber. Beschlossen wird seit der WEG-Reform 2020 nur noch die Differenz — die Abrechnungsspitze, also Nachzahlung oder Guthaben. Eine gesetzliche Frist für die Vorlage nennt das Gesetz nicht; verlangt ist eine angemessene Zeit nach Jahresende.
Was steht in einer Hausgeldabrechnung?
Zwei Teile. Die Gesamtabrechnung listet alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr — Heizung, Wasser, Versicherung, Hausmeister, Reinigung, Verwaltung, Instandhaltung. Die Einzelabrechnung rechnet Ihren Anteil daraus aus, nach dem Verteilerschlüssel der Teilungserklärung oder eines Beschlusses.
Dazu gehört die Entwicklung der Erhaltungsrücklage: Was war zu Jahresbeginn da, was kam dazu, was wurde entnommen. Diese Zahl übersehen viele — sie sagt mehr über den Zustand einer Anlage als jede einzelne Kostenposition.
Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine feste Monatsfrist. § 28 Abs. 2 WEG verlangt, dass der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufstellt — die Rechtsprechung setzt dafür eine angemessene Zeit an, üblich sind drei bis sechs Monate.
Wer im Internet von einer gesetzlichen Sechsmonatsfrist liest: die gibt es im WEG nicht. Was es gibt, ist der Anspruch jedes Eigentümers darauf, dass die Abrechnung überhaupt kommt — und zwar so rechtzeitig, dass sie in einer Versammlung beschlossen werden kann.
Was ist die Abrechnungsspitze?
Die Differenz zwischen dem, was Sie nach Wirtschaftsplan vorausgezahlt haben, und dem, was tatsächlich angefallen ist. Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz vom 1. Dezember 2020 beschließt die Gemeinschaft nur noch diese Differenz, nicht mehr die Abrechnung als Ganzes (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG).
Praktisch heißt das: Ein Beschluss über die Abrechnung ist ein Beschluss über Ihre Nachzahlung oder Ihr Guthaben. Die Zahlenwerke davor sind Grundlage, nicht Beschlussgegenstand.
Wie prüfe ich meine Hausgeldabrechnung in fünf Schritten?
- Summen gegenprüfen. Ergeben die Einzelabrechnungen aller Einheiten zusammen die Gesamtabrechnung? Wenn nicht, stimmt etwas Grundsätzliches nicht.
- Verteilerschlüssel vergleichen. Steht in Ihrer Teilungserklärung derselbe Schlüssel, nach dem gerechnet wurde? Abweichungen sind der häufigste Streitpunkt — und nur mit Beschluss zulässig.
- Heizkosten prüfen. Nach § 7 Heizkostenverordnung müssen 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt werden. Ist das nicht geschehen, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).
- Rücklage nachvollziehen. Anfangsbestand plus Zuführung minus Entnahme muss den Endbestand ergeben. Entnahmen brauchen einen Beschluss.
- Belege einsehen. Nach § 18 Abs. 4 WEG dürfen Sie die Verwaltungsunterlagen einsehen. Bei einer Position, die deutlich vom Vorjahr abweicht, lohnt der Blick auf die Rechnung.
Wenn Ihnen etwas nicht plausibel erscheint, fragen Sie vor der Versammlung nach. Nach dem Beschluss läuft die Anfechtungsfrist von einem Monat (§ 45 WEG), und die ist kurz.
Was tun bei einem Fehler in der Abrechnung?
Zuerst beim Verwalter nachfragen — die meisten Auffälligkeiten klären sich in einem Telefonat, weil sie eine Erklärung haben und keinen Fehler. Bleibt es strittig, können Sie den Beschluss über die Abrechnungsspitze innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung beim Amtsgericht anfechten (§ 45 WEG). Die Frist ist eine Ausschlussfrist: Sie verlängert sich nicht.
Ein Fehler in der Abrechnung macht den Beschluss übrigens nicht automatisch ungültig — es kommt darauf an, ob er sich auf Ihre Abrechnungsspitze auswirkt.
Wie entsteht eine Abrechnung bei KEIMAN?
Nicht im Frühjahr aus dem Nichts, sondern über das ganze Jahr. Wir buchen doppelt auf eigener EDV mit einer Branchensoftware, und jeden Monat laufen Kontrolllisten über rückständige Beträge, aus denen die Mahnungen entstehen. Was im Dezember zusammengetragen wird, ist deshalb schon gebucht und abgestimmt.
Wer sie erstellt
Steffen Spies, Staatlich geprüfter Betriebswirt, erstellt Abrechnungen und führt die Eigentümerversammlungen.
Wann sie kommt
Verwaltungsabrechnung, Heizkostenabrechnung und Wirtschaftsplan entstehen kurz nach Ende der Abrechnungsperiode — so kann die Versammlung in den ersten Monaten des Jahres stattfinden.
Was Sie bekommen
Doppelte Buchführung mit ausführlichem Berichtswesen. Der Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG ist bei uns kostenlos dabei.
Warum bekomme ich das Protokoll so schnell?
Weil es während der Versammlung entsteht, nicht danach. Wir haben einen eigenen Versammlungsraum mit 20 Plätzen im Haus, Technik und Unterlagen sind vor Ort. Wer dabei war, weiß beim Hinausgehen, was beschlossen wurde — und muss nicht vier Wochen auf die Bestätigung warten.
Was können Sie steuerlich absetzen?
Die Lohnanteile haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen — Hausmeister, Treppenhausreinigung, Winterdienst, Wartungen. Nach § 35a EStG sind 20 Prozent der Arbeitskosten anrechenbar, bei Handwerkerleistungen bis 1.200 Euro im Jahr. Materialkosten zählen nicht.
Damit Ihr Steuerberater das nicht selbst herausrechnen muss, weisen wir diese Anteile in der Jahresabrechnung gesondert aus. Ohne Aufpreis.
Abrechnung unverständlich? Fragen Sie nach.
Wenn Sie eine Position in Ihrer Abrechnung nicht nachvollziehen können, rufen Sie an. Wir erklären sie — und wenn wir uns geirrt haben, sagen wir das auch. Das ist der schnellste Weg für beide Seiten.